Depășirea neplanificată a proiectelor, depășirea termenelor limită și o listă aparent infinită de sarcini – aceste situații sunt întâlnite des atât în viața personală, cât și în cea profesională. Odată cu începerea noului an, mulți oameni își propun cu hotărâre să-și atingă obiectivele de “gestionare mai eficientă a timpului,” “creștere a productivității” și “concentrare asupra aspectelor cu adevărat importante.” Astfel de obiective de dezvoltare sunt esențiale pentru succesul în carieră. Nu este necesar să căutăm prea departe pentru a observa că abilitățile de gestionare a timpului sunt deseori printre cele mai dorite în forța de muncă, dar, în același timp, printre cele mai greu de găsit.
Cum putem deveni manageri mai buni ai timpului? Desigur, există o mulțime de sfaturi – cărți, bloguri, trucuri și aplicații – toate concepute pentru a ne ajuta să gestionăm mai eficient timpul. Dar, chiar și cu aceste instrumente la îndemână, este puțin probabil să avem succes fără abilitățile de bază în gestionarea timpului. Așa cum nu poți deveni instantaneu un bucătar cu cinci stele doar pentru că ai cele mai bune unelte și ingrediente, nici utilizarea unei aplicații de programare nu va aduce rezultate pozitive dacă nu ai abilitățile necesare de gestionare a timpului.
Există o bogăție de cercetări care explorează abilitățile fundamentale care stau la baza gestionării timpului. Gestionarea timpului este definită ca procesul decizional care structurează, protejează și ajustează timpul unei persoane în funcție de condițiile de mediu în schimbare. Trei abilități distincte fac diferența dintre succesul și eșecul în gestionarea timpului:
Conștientizare: gândirea realistă despre timpul tău, înțelegând că este o resursă limitată.
Aranjare: proiectarea și organizarea obiectivelor, planurilor, programelor și sarcinilor pentru a folosi eficient timpul.
Adaptare: monitorizarea utilizării timpului în timpul desfășurării activităților, inclusiv ajustarea la întreruperi sau schimbări de priorități.
Dintre aceste trei abilități, aranjarea este probabil cea mai cunoscută, având în vedere că majoritatea aplicațiilor și sfaturilor se concentrează pe programare și planificare. Cu toate acestea, abilitățile de conștientizare și adaptare nu beneficiază de aceeași recunoaștere extinsă. Aceasta ridică întrebări cheie despre cum se dezvoltă aceste abilități: Sunt la fel de importante? Sunt unele mai dificil de învățat?
Pentru a răspunde la aceste întrebări, au fost analizate rezultatele a peste 1.200 de persoane care au participat la o microsimulare de 30 de minute, concepută pentru a evalua obiectiv abilitățile de gestionare a timpului. Participanților li s-a atribuit rolul unui designer freelancer și au trebuit să gestioneze sarcini și relații cu clienții și colegii într-o platformă de comunicare completă, incluzând e-mailuri, mesaje instantanee, fișiere în cloud, și altele. Problemele cu care s-au confruntat includ rezolvarea conflictelor de programare, prioritizarea cererilor clienților și decizia de a folosi (sau nu) timpul lor.
Rezultatele au evidențiat mai multe constatări semnificative.
Toate cele trei abilități sunt la fel de importante pentru o gestionare eficientă a timpului. Așadar, a îmbunătăți doar programarea și planificarea (de exemplu, abilitățile de aranjare) ignoră două treimi din competența necesară. Acest lucru poate explica de ce poate fi dezamăgitor să încerci o unealtă nouă și să simți că nu ai progresa semnificativ în devenirea unui manager eficient al timpului.
Oamenii întâmpină cele mai mari dificultăți cu abilitățile de conștientizare și adaptare, unde scorurile medii de evaluare sunt cu 24% mai mici decât cele pentru abilitățile de aranjare. Acest fapt sugerează că abilitățile de conștientizare și adaptare nu doar că sunt mai rare, dar și mai dificil de dezvoltat natural, fără intervenții directe. De asemenea, abilitățile de conștientizare sunt cheia pentru evitarea amânării, iar abilitățile de adaptare sunt esențiale pentru o prioritizare eficientă a activităților.
În privința multitasking-ului, rezultatele au surprins așteptările obișnuite. Un sondaj post-simulare a întrebat participanții cum percep multitasking-ul. Dovezile au arătat că preferințele lor pentru multitasking (“polichronicitate”, în termeni academici) nu aveau nicio legătură cu abilitățile lor de gestionare a timpului. Astfel, accentul pus adesea pe multitasking în sfaturile de gestionare a timpului pare să nu aducă succes real.
În plus, rezultatele au arătat clar că oamenii sunt inexacti în evaluarea abilităților lor de gestionare a timpului. Mai puțin de 1% dintre autoevaluările participanților coincid cu scorurile obiective de competențe. Autoevaluările contribuie doar cu aproximativ 2% la diferențele în abilitățile reale de gestionare a timpului. Aceste constatări reflectă cercetările anterioare despre lipsa de conștientizare precisă a propriilor competențe și impactul acestei lacune asupra schimbării și dezvoltării liderilor.
Cum să îți îmbunătățești abilitățile de gestionare a timpului
Pregătirea pentru a deveni un manager mai eficient al timpului începe prin a identifica clar unde trebuie să te axezi. Iată trei pași simpli pentru a-ți direcționa eforturile de îmbunătățire:
- Construiește o conștientizare precisă a abilităților tale de gestionare a timpului. Folosește evaluări obiective, cum ar fi o microsimulare, sau cere feedback de la alții pentru a înțelege mai bine nivelul tău de competențe.
- Recunoaște că preferințele contează, dar nu așa cum crezi. Înțelegerea propriilor preferințe legate de timp, precum multitasking-ul sau proactivitatea, poate fi utilă, dar amintește-ți că abilitățile, nu personalitatea, sunt cele mai ușor de îmbunătățit și aduc cel mai mare beneficiu eforturilor de auto-îmbunătățire.
- Identifică și prioritizează abilitatea pe care trebuie să o îmbunătățești. Evită îmbunătățirile superficiale și concentrează-te pe nevoile tale prioritare. Începe cu cea mai presantă și apoi treci la următoarea.
Există numeroase tactici dovedite științific pentru îmbunătățirea abilităților de gestionare a timpului. Iată câteva exemple, având în vedere că aceste tactici sunt menite să dezvolte abilitățile subiacente și nu sunt un scop în sine:
Dezvoltarea abilităților de conștientizare:
- Eficacitatea și eficiența sunt esențiale. Pursuitul eficienței doar de dragul său este contraproductiv.
- Identifică-ți perioada de performanță maximă, clasificând intervalele zilnice de la cel mai productiv la cel mai puțin productiv.
Dezvoltarea abilităților de organizare:
- Prioritizează activitățile și obligațiile, nu te rezuma doar la listarea lor.
- Evită “efectul pur urgentei” – distinge între urgent și important și acționează în consecință.
- Folosește o aplicație de calendar și programează timp protejat pentru proiectele cheie.
Dezvoltarea abilităților de adaptare:
- Încorporează obiceiurile de gestionare a timpului în obiceiurile existente.
- Când simți că o sarcină este copleșitoare, investește efort intens pentru intervale scurte de timp.
În acest sezon al introspecției personale, învață să fii un manager mai bun al propriilor eforturi pentru a-ți îmbunătăți gestionarea timpului.
Sursa: hbr.org
