Raportul „Hybrid Occupancy Index 2025–2026” arată cum se schimbă modul de utilizare a birourilor la nivel global
Raportul „Hybrid Occupancy Index 2025–2026” își propune să ajute liderii organizaționali și echipele de HR să înțeleagă modul în care comportamentele angajaților evoluează și ce impact au acestea asupra planificării spațiilor, strategiei de lucru și designului birourilor în 2026.
Studiul analizează utilizarea spațiilor de birouri pe o suprafață de peste 300 de milioane de metri pătrați, în 13 țări majore, oferind o perspectivă amplă asupra modului în care munca hibridă transformă mediul profesional.
Analiza tendințelor în marile orașe
Raportul examinează în detaliu piețe importante precum Londra, Toronto, New York, Chicago, Stockholm și Amsterdam, oferind concluzii relevante la nivel global pentru organizațiile care își regândesc spațiile de lucru.
1. Marțea este ziua cu cea mai mare prezență la birou
Conform raportului, ziua de marți înregistrează cel mai ridicat nivel de ocupare, atingând în medie 59% la nivel global.
Acest fenomen indică nevoia de a distribui mai echilibrat prezența pe parcursul săptămânii, în locul impunerii unor mandate rigide de trei zile la birou.
Raportul subliniază:
„Cu rate de neocupare de 40–50%, problema nu este lipsa spațiului, ci distribuția deficitară.”
Organizațiile pot introduce zile de ancorare diferite pentru echipe sau pot crea evenimente și stimulente pentru a reduce aglomerația.
2. Sălile de ședință nu mai corespund modului actual de lucru
Studiul arată că 80% dintre întâlniri au loc în săli pentru maximum șase persoane, în timp ce sălile mari, cu peste 17 locuri, sunt ocupate în medie doar în proporție de 12%.
Acest dezechilibru sugerează necesitatea transformării sălilor mari în spații mai mici sau flexibile, adaptate colaborării reale.
3. Munca individuală reduce eficiența spațiilor de colaborare
Angajații folosesc frecvent sălile mici pentru apeluri individuale sau muncă solitară, ceea ce duce la un grad de utilizare de doar 43%.
Această tendință evidențiază nevoia de:
- cabine pentru apeluri video,
- spații dedicate muncii individuale,
- zone silențioase.
Astfel, spațiile de colaborare pot fi eliberate pentru întâlniri reale.
4. Spațiile informale devin centrele de atracție ale biroului
Raportul arată că angajații sunt atrași tot mai mult de zone care combină confortul cu productivitatea, unde munca este mai naturală și mai puțin rigidă.
Aceste spații, inspirate din industria ospitalității, favorizează:
- conexiunile informale,
- schimbul de idei,
- colaborarea spontană.
Investițiile în astfel de zone pot îmbunătăți semnificativ experiența angajaților.
5. Trecere graduală de la open space la zone semi-private
Deși 78% dintre birouri rămân în sistem open space, raportul identifică o creștere lentă a utilizării spațiilor semi-închise, de tip cubiculă.
Această schimbare reflectă dorința angajaților pentru:
- reducerea distragerilor,
- mai multă concentrare,
- echilibru între colaborare și muncă individuală.
Viitorul aparține configurațiilor hibride, care combină flexibilitatea cu intimitatea.
Perspective din partea conducerii
Steve Vatidis, președintele executiv al HubStar, a declarat:
„Prin compararea tendințelor și a modului de utilizare a diferitelor tipuri de spații, am identificat unde se concentrează oamenii, ce se schimbă și unde există cele mai mari oportunități de îmbunătățire.”
El a adăugat că raportul oferă informații concrete pentru organizațiile care doresc să își optimizeze strategia de lucru hibrid, amprenta imobiliară și experiența angajaților.
Ce înseamnă aceste date pentru organizații
Raportul evidențiază faptul că viitorul biroului nu mai este definit de prezență constantă, ci de:
- flexibilitate,
- utilizare inteligentă a spațiului,
- adaptare la nevoile reale ale angajaților.
Prin optimizarea gradului de ocupare și a tipurilor de spații, companiile pot crește eficiența și satisfacția angajaților.
