O listă de activități poate fi un instrument util în cursul unei zile de lucru, dar poate fi, de asemenea, locul în care sarcinile stagnează și sunt uitate. Dacă vă încheiați ziua rămânându-vă lucruri neterminate sau dacă sarcinile se prelungesc până în ziua sau săptămâna următoare, aveți nevoie să vă refaceți lista de activități – să puneți sub semnul întrebării modul de petrecere a timpului, precum și așteptările dumneavoastră.
Lămuriți-vă ce este important
Cei mai mulți oameni nu își cunosc prioritățile, spune Romi Neustadt, autoarea cărții Poți avea totul, dar nu în același timp. „Trebuie să începi cu acestea înainte de a ajunge la lista de activități”, spune ea. „Prioritățile noastre sunt lucrurile cele mai importante pentru noi în acest moment – clipa prezentă. Nu se poate negocia dacă ne ocupăm sau nu de ele.”
Neustadt spune că atenția noastră nu are spațiu decât pentru două sau trei priorități. „În caz contrar, nu trăim autentic și suntem împrăștiați și neîmpliniți, ocupându-ne timpul cu lucruri care nu contează cu adevărat pentru noi.”
După ce înțelegeți care vă sunt prioritățile, toate activitățile din listă trebuie să fie în serviciul acestora. „Este incredibil de important să fii atent la ceea ce crezi că ar trebui realizat, indiferent dacă spui acest lucru cu voce tare sau doar te gândești la el”, spune ea. „Oamenii se gândesc tot timpul la ce ar trebui să facă. Când auziți sau vă gândiți că „ar trebui”, nu vă îndepliniți prioritățile.”
Atribuiți o valoare sarcinilor
Indiferent dacă lucrați pe cont propriu sau pentru altcineva, considerați-vă CEO-ul zilei dumneavoastră. Uitați-vă pe lista de activități și atribuiți fiecărei sarcini o valoare, cum ar fi o sumă de bani pe oră, pe care ar trebui să o plătiți altcuiva pentru a o îndeplini, sugerează Racheal Cook, coach de strategie antreprenorială.
„Alocând valori în dolari pe oră unor sarcini specifice, acest lucru vă asigură că veți utiliza corect resursele”, spune ea. „Scorul sarcinilor trebuie să pornească de la 10 dolari pe oră pentru sarcini administrative și să ajungă până la 10.000 dolari pe oră pentru strategii de nivel înalt și activități legate de vânzări. Această abordare clarifică instantaneu modul în care investești timpul în afacerea ta. ”
Determinați urgența unei sarcini
Cook utilizează Matricea Eisenhower pentru a despărți o listă principală de activități în patru secțiuni: „urgent și important”, „deloc urgent, dar important”, „urgent și neimportant” și „neimportant și deloc urgent”.
Sarcinile urgente și importante ar trebui să fie realizate astăzi. Cele care sunt importante, dar nu și urgente, ar trebui să fie programate pentru mai târziu. Dacă o sarcină este urgentă, dar nu este importantă, ar trebui delegată altcuiva. Iar o sarcină care nu este importantă și nici urgentă ar trebui eliminată.
„Folosind matricea Eisenhower, veți vrea să vă dedicați cea mai mare parte a timpului sarcinilor importante, dar care nu sunt încă urgente – în intervalul cuprins între 1.000 și 10.000 dolari folosind tabloul de bord al CEO-ului”, spune ea. „Așa puteți fi în avans față de lista de activități… mergând tot înainte.”
Ocupați-vă mai întâi de lucrurile grele
Neustadt afirmă că este o tendință umană de a trece sarcinile ușoare în fruntea listei de activități, pentru că simțim o satisfacție când le bifăm rapid. „Realitatea este că lucrurile grele sunt cele care se transpun în rezultate clare și ne afectează viața”, spune ea. „Să realizezi lucruri grele înseamnă să acționezi în serviciul priorităților tale.”
Deși lucrurile ușoare vă pot oferi un sentiment de realizare, ele pot fi și o formă de amânare, spune Neustadt. „Când realizezi lucruri ușoare și nu ai timp pentru cele grele, lași frica să câștige”, spune ea. „A pune alte lucruri în fruntea listei de activități este un pretext pentru a nu mai ajunge la lucrurile grele.”
Fiți specific
Nu lăsați lista de sarcini să devină un șir de afirmații ambigue, avertizează Paul Rulkens, președintele Agrippa Consulting International. „O listă indezirabilă ar presupune acțiuni vagi, nedefinite și neclare”, spune el. „Orice acțiune din lista de activități trebuie să aibă, prin urmare, un rezultat bine definit.”
Pe lângă definirea acțiunii, alocați și un interval de timp specific pentru fiecare sarcină, spune dr. A.J. Marsden, asistent de servicii umane și psihologie la Beacon College. „Trebuie să luați în considerare cât de importantă este fiecare sarcină și cât timp aveți la dispoziție pentru a finaliza sarcina respectivă”, spune ea. „Încercați să grupați sarcinile similare.”
Dacă o sarcină este amplă, Marsden recomandă descompunerea ei în secțiuni sau faze ce trebuie finalizate pe parcursul a câteva zile.
Realizați un sprint pentru sarcinile din listă
Partea cea mai dificilă a abordării listei de sarcini poate fi chiar începutul. Coach-ul de carieră Caroline Ouwerkerk de la Caroline Ouwerkerk Consulting sugerează să lucrăm în „sprinturi” pentru a vedea cât putem obține în 60 de minute.
„Un alt mod de a face acest lucru este să setați un cronometru timp de 15 minute și să vă angajați să nu vă verificați telefonul sau să nu vă lăsați distras până când cronometrul se va opri”, spune ea. „De multe ori este nevoie doar de asta pentru a trece peste reticența inițială și a intra într-un ritm de lucru bun.”
Dacă telefonul dumneavoastră vă distrage prea mult, Ouwerkerk recomandă utilizarea aplicației Forest, cu ajutorul căreia puteți „planta” copaci virtuali care „cresc” dacă nu vă folosiți telefonul o anumită perioadă de timp. „După un timp, veți fi captivat de creșterea grădinii dumneavoastră virtuale pline de diferite soiuri de copaci, flori și arbuști – și, concomitent, vă veți realiza și activitățile din listă”, spune ea.
Platforma Great People Inside le oferă organizațiilor posibilitatea de a gestiona ciclul complet de viață al fiecărui angajat în companie, asigurându-se de rezultate optime, atât pentru angajat, cât și pentru angajator. Pe baza sugestiilor de training din rapoarte, productivitatea, nivelul de engagement, wellbeing și retenția angajaților pot fi îmbunătățite considerabil, într-un timp scurt.
Solicitați un demo gratuit!
