Există șanse bune ca, la un moment dat în viața dumneavoastră, să fi participat la un curs de management al timpului, să vă fi documentat despre acest subiect în diverse cărți sau să fi încercat să vă planificați, organizați și prioritizați timpul folosind o agendă fizică sau electronică. Poate vă întrebați de ce simțiți că nu puteți face tot ceea ce vă propuneți, deși există atâtea instrumente care vă pot fi de folos. Răspunsul este unul simplu. Tot ceea ce ați învățat despre cum să vă organizați timpul a fost, probabil, o totală pierdere de vreme, deoarece multe dintre aceste tehnici pur și simplu nu funcționează.
Înainte de a începe să ne organizăm timpul, trebuie să înțelegem ce reprezintă cu adevărat acest timp. Dicționarul definește timpul drept “Durată, perioadă, măsurată în ore, zile etc., care corespunde desfășurării unei acțiuni, unui fenomen, unui eveniment; scurgere succesivă de momente;”. Mai simplu spus, timpul este reprezentat de momentele în care diverse acțiuni se desfășoară.
Există cel puțin două tipuri de timp: timpul real și cel măsurat. Din perspectivă timpului măsurat, un minut are 60 de secunde, o oră are 60 de minute, o zi 24 de ore, iar un an de 365 zile. Acest timp trece în mod egal. Când cineva împlinește vârsta de 50 de ani, acea persoană are cu exactitate 50 de ani, nici mai mult și nici mai puțin. În cazul timpului real, lucrurile stau diferit. Timpul va trece mai repede sau mai încet în funcție de ceea ce faceți în acel moment (fără a lua în calcul relativitatea timpului dovedită de către Einstein). Două ore de stat la coadă pot fi percepute ca și cum ar fi trecut 12 ani, dar în același timp, copiii noștri de 12 ani par să crească vertiginos în numai 2 ore.
Care timp descrie cel mai bine lumea în care trăim, timpul real sau cel măsurat?
Motivul pentru care gadget-urile și sistemele de management al timpului nu sunt eficiente este că aceste sisteme au fost concepute să gestioneze timpul măsurat. Acest timp este irelevant. Noi, ca oameni, trăim în timpul real, într-o lume în care timpul zboară atunci când luăm parte la activități distractive și trece mult mai greu atunci când trebuie să ne plătim taxele.
Vestea bună este că timpul real există doar în mintea noastră. Noi suntem cei care îl construim, iar tot ce construim, putem să și gestionăm. Este momentul să scăpăm de auto limitarea din jurul ideilor precum “nu am suficient timp” sau “acum nu este timpul potrivit” pentru a începe o afacere sau pentru a vă administra corespunzător business-ul pe care îl dețineți.
Există 3 moduri în care noi, oamenii, ne petrecem timpul: gândim, conversăm sau acționăm. Indiferent de tipul de business pe care îl dețineți, munca dumneavoastră este compusă din aceste 3 activități.
Citește și Cum să evitați epuizarea la locul de muncă
Ca și antreprenor, este probabil să fiți deranjat sau întrerupt frecvent. Deși aceste întreruperi nu pot fi eliminate complet, dumneavoastră puteți să decideți cât timp le alocați și cât timp vă rezervați gândurilor, conversațiilor sau acțiunilor ce vă vor conduce către succes.
Pentru a deveni un maestru în coordonarea propriului dumneavoastră timp, vă recomand să utilizați următoarele tehnici:
- Timp de o săptămână, țineți o evidență a tuturor gândurilor, conversațiilor și activităților dumneavoastră. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți cât de multe lucruri puteți face pe durata unei zile și unde pierdeți momente prețioase. Astfel, veți putea observa cât timp vă alocați pentru realizarea obiectivelor și cât timp pierdeți în moduri neproductive.
- Orice activitate sau conversație importantă pentru succesul dumneavoastră ar trebui să aibă un interval de timp special alocat. Listele de priorități devin din ce în ce mai lungi, până în punctul în care nu își mai justifică utilitatea. Agendele pot fi foarte eficiente în acest caz. Este recomandat să vă alocați intervale de timp exclusiv pentru gândurile, conversațiile sau acțiunile de maximă prioritate. Programați momentul în care acestea încep și cât durează. Trebuie să aveți disciplina necesară pentru a respecta acest program.
- Trebuie luat în calcul și timpul pe care îl pierdeți din cauza întreruperilor. De exemplu, conceptul de a petrece “ore la birou” – nu este cumva acesta un alt mod de a spune “întreruperi planificate?”
- Este recomandat ca primele 30 de minute ale zilei să vi le petreceți planificându-vă cum va decurge ziua dumneavoastră. Nu începeți să lucrați până când nu v-ați organizat programul. Acesta este cel mai important moment al zilei, cel în care vă planificați toate activitățile.
- Înaintea fiecărei discuții telefonice, petreceți 5 minute în care decideți ce vă doriți să obțineți de la acea convorbire. Acest lucru vă va ajuta să vizualizați succesul conversației respective și, de asemenea, va face timpul să treacă mai greu. Totodată, după fiecare discuție telefonică sau activitate întreprinsă, rezervați-vă 5 minute în care să observați dacă ați obținut rezultatul dorit. În cazul în care nu ați reușit, trebuie să vă întrebați ce anume v-a împiedicat să vă atingeți obiectivul și ce puteți face pentru ca, data viitoare, acest mic eșec să fie înlocuit de succes.
- Formați-vă un obicei de a nu răspunde la telefon doar pentru că sună și să nu răspundeți la e-mailuri doar pentru că vă apar în căsuța poștală electronică. Dezactivați opțiunea de mesagerie instant. Nu este recomandat să acordați tuturor oamenilor atenția dumneavoastră, decât în cazul în care este absolut crucial pentru companie să oferiți un răspuns imediat. În schimb, alocați-vă un interval de timp special pentru a răspunde la e-mailuri și pentru a returna apelurile telefonice primite.
- Evitați contactul cu Facebook-ul sau cu alte rețele sociale atunci când sunteți la birou, în cazul în care nu folosiți aceste instrumente pentru a vă desfășura activitatea.
- Nu uitați că este imposibil să rezolvați fiecare problemă de unul singur. De asemenea, trebuie să luați în considerare că, cel mai probabil, doar 20% dintre gândurile, conversațiile și acțiunile dumneavoastră produc 80% din rezultate.
Platforma GR8PI le oferă organizațiilor posibilitatea de gestiona ciclul complet de viață al fiecărui angajat în companie, asigurându-se de rezultate optime, atât pentru angajat cât și pentru angajator. Productivitatea, nivelul de engagement, wellbeing și retenția angajaților sunt doar câteva dintre aspectele ce pot fi îmbunătățite considerabil. Pentru mai multe detalii, click aici.
Sursa: Entrepreneur.com
