Email-urile au devenit un element absolut necesar aproape la fiecare loc de muncă. Statisticile arată că, până anul următor, vom trimite aproape 250 de miliarde de email-uri pe zi. Asta înseamnă aproximativ 33 de email-uri primite de fiecare persoană de pe glob, odată la 24 de ore.
Din moment ce poșta electronică reprezintă o parte atât de importantă din viața noastră profesională, este surpinzător că nu există mult mai multe ghiduri despre cum să utilizăm eficient această formă de a transmite mesaje.
Câteva dintre cele mai comune greșeli ce trebuie evitate atunci când scrieți un email, sugerate de către Betty Liu, editor la Bloomberg, sunt următoarele:
1.Greșelile gramaticale și de ortografie!
Cu toții suntem ocupați, iar astfel de greșeli se pot întâmpla oricui. Problema gravă apare atunci când aceste greșeli de scriere apar constant și ajung să vă ofere un aer neatent și neprofesionist. Ideal este să verificați, cel puțin o dată, propriile email-uri înainte de a le trimite, mai ales atunci când acestea sunt adresate unei persoane importante.
2.Prea mult BCC.
BCC-ul – sau “blind copy” – ar trebui folosit cu moderație. Țineți minte că persoanele adăugate în BCC pot răspunde la email-uri, deci pot afla cu ușurință că au fost incluse într-un șir de email-uri. În schimb, o alternativă mult mai bună și mai sigură ar fi să trimiteți un forward persoanelor ce nu trebuie incluse în email-ul original, dar care ar trebui să vadă informațiile respective.
3.Folosirea opțiunii “Reply All”
În afara cazului în care email-ul se aplică cu adevărat tuturor celor incluși, este recomandat să nu mai folosiți opțiunea “Reply All” de fiecare dată. Există roluri ce necesită un trafic ridicat de email-uri. Includerea unui simplu „mulțumesc” direcționat către autorul original poate părea inofensiv. Totuși, dacă 50 de persoane trimit un “mulțumesc”, distragerea devine mult mai mare.
Citește și 5 lucruri pe care să le faci seara pentru a avea o dimineață de succes
4.Tăcerea.
Cea mai ușoară metodă de a declanșa sentimente negative prin e-mail cuiva este să nu îi răspundeți. Chiar dacă durează mai mult până știți răspunsul întrebării care v-a fost adresată sau până când o cerere poate fi îndeplinită, nu ezitați să le transmiteți celorlalți informațiile pe care le dețineți în prezent. Nu știți niciodată când s-ar putea să aveți nevoie de un răspuns urgent din partea cuiva.
5.Email-urile trimise la ore târzii.
Niciodată nu este o idee bună să răspundeți la email-uri importante în grabă și gând sunteți extenuați. Mult mai bine ar fi să amânați trimiterea lor până a doua zi, atunci când sunteți odihniți. În plus, colegii sau clienții voștri vor aprecia că nu primesc o notificare la ora 4 dimineața.
Platforma Great People Inside le oferă organizațiilor posibilitatea de a gestiona ciclul complet de viață al fiecărui angajat în companie, asigurându-se de rezultate optime, atât pentru angajat, cât și pentru angajator. Pe baza sugestiilor de training din rapoarte, productivitatea, nivelul de engagement, wellbeing și retenția angajaților pot fi îmbunătățite considerabil, într-un timp scurt.
Solicitați un demo gratuit!
Sursa: Inc.com
