Există șanse bune ca, la un moment dat în viața dumneavoastră, să fi participat la un curs de management al timpului, să vă fi documentat despre acest subiect în diverse cărți sau să fi încercat să vă planificați, organizați și prioritizați timpul folosind o agendă fizică sau electronică. Poate vă întrebați de ce simțiți că nu puteți face tot ceea ce vă propuneți, deși există atâtea instrumente care vă pot fi de folos. Răspunsul este unul simplu. Tot ceea ce ați învățat despre cum să vă organizați timpul a fost, probabil,  o totală pierdere de vreme, deoarece multe dintre aceste tehnici pur și simplu nu funcționează.

Înainte de a începe să ne organizăm timpul, trebuie să înțelegem ce reprezintă cu adevărat acest timp. Dicționarul definește timpul drept “Durată, perioadă, măsurată în ore, zile etc., care corespunde desfășurării unei acțiuni, unui fenomen, unui eveniment; scurgere succesivă de momente;”. Mai simplu spus, timpul este reprezentat de momentele în care diverse acțiuni se desfășoară.

Există cel puțin două tipuri de timp: timpul real și cel măsurat. Din perspectivă timpului măsurat, un minut are 60 de secunde, o oră are 60 de minute, o zi 24 de ore, iar un an de 365 zile. Acest timp trece în mod egal. Când cineva împlinește vârsta de 50 de ani, acea persoană are cu exactitate 50 de ani, nici mai mult și nici mai puțin. În cazul timpului real, lucrurile stau diferit. Timpul  va trece mai repede sau mai încet  în funcție de ceea ce faceți în acel moment (fără a lua în calcul relativitatea timpului dovedită de către Einstein). Două ore de stat la coadă pot fi percepute ca și cum ar fi trecut 12 ani, dar în același timp, copiii noștri de 12 ani par să crească vertiginos în numai 2 ore.

Care timp descrie cel mai bine lumea în care trăim, timpul real sau cel măsurat?

Motivul pentru care gadget-urile și sistemele de management al timpului nu sunt eficiente este că aceste sisteme au fost concepute să gestioneze timpul măsurat. Acest timp este irelevant. Noi, ca oameni, trăim în timpul real, într-o lume în care timpul zboară atunci când luăm parte la activități distractive și trece mult mai greu atunci când trebuie să ne plătim taxele.

Vestea bună este că timpul real există doar în mintea noastră. Noi suntem cei care îl construim, iar tot ce construim, putem să și gestionăm. Este momentul să scăpăm de auto limitarea din jurul ideilor precum “nu am suficient timp” sau “acum nu este timpul potrivit” pentru a începe o afacere sau pentru a vă administra corespunzător business-ul pe care îl dețineți.  

Există 3 moduri în care noi, oamenii, ne petrecem timpul: gândim, conversăm sau acționăm.  Indiferent de tipul de business pe care îl dețineți, munca dumneavoastră este compusă din aceste 3 activități.

Citește și Cum să evitați epuizarea la locul de muncă

Ca și antreprenor, este probabil să fiți deranjat sau întrerupt frecvent. Deși aceste întreruperi nu pot fi eliminate complet, dumneavoastră puteți să decideți cât timp le alocați și cât timp vă rezervați gândurilor, conversațiilor sau acțiunilor ce vă vor conduce către succes.

Pentru a deveni un maestru în coordonarea propriului dumneavoastră timp, vă recomand să utilizați următoarele tehnici:

1. Timp de o săptămână, țineți o evidență a tuturor gândurilor, conversațiilor și activităților dumneavoastră. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți cât de multe lucruri puteți face pe durata unei zile și unde pierdeți momente prețioase. Astfel, veți putea observa cât timp vă alocați pentru realizarea obiectivelor și cât timp pierdeți în moduri neproductive.
2. Orice activitate sau conversație importantă pentru succesul dumneavoastră ar trebui să aibă un interval de timp special alocat. Listele de priorități devin din ce în ce mai lungi, până în punctul în care nu își mai justifică utilitatea. Agendele pot fi foarte eficiente în acest caz. Este recomandat să vă alocați intervale de timp exclusiv pentru gândurile, conversațiile sau acțiunile de maximă prioritate. Programați momentul în care acestea încep și cât durează. Trebuie să aveți disciplina necesară pentru a respecta acest program.
3. Trebuie luat în calcul și timpul pe care îl pierdeți din cauza întreruperilor. De exemplu, conceptul de a petrece “ore la birou” – nu este cumva acesta un alt mod de a spune “întreruperi planificate?”
4. Este recomandat ca primele 30 de minute ale zilei să vi le petreceți planificându-vă cum va decurge ziua dumneavoastră. Nu începeți să lucrați până când nu v-ați organizat programul. Acesta este cel mai important moment al zilei, cel în care vă planificați toate activitățile.
5. Înaintea fiecărei discuții telefonice, petreceți 5 minute în care decideți ce vă doriți să obțineți de la acea convorbire. Acest lucru vă va ajuta să vizualizați succesul conversației respective și, de asemenea, va face timpul să treacă mai greu. Totodată, după fiecare discuție telefonică sau activitate întreprinsă, rezervați-vă 5 minute în care să observați dacă ați obținut rezultatul dorit. În cazul în care nu ați reușit, trebuie să vă întrebați ce anume v-a împiedicat să vă atingeți obiectivul și ce puteți face pentru ca, data viitoare, acest mic eșec să fie înlocuit de succes.
6. Formați-vă un obicei de a nu răspunde la telefon doar pentru că sună și să nu răspundeți la e-mailuri doar pentru că vă apar în căsuța poștală electronică. Dezactivați opțiunea de mesagerie instant. Nu este recomandat să acordați tuturor oamenilor atenția dumneavoastră, decât în cazul în care este absolut crucial pentru companie să oferiți un răspuns imediat. În schimb, alocați-vă un interval de timp special pentru a răspunde la e-mailuri și pentru a returna apelurile telefonice primite.
7. Evitați contactul cu Facebook-ul sau cu alte rețele sociale atunci când sunteți la birou, în cazul în care nu folosiți aceste instrumente pentru a vă desfășura activitatea.
8. Nu uitați că este imposibil să rezolvați fiecare problemă de unul singur. De asemenea, trebuie să luați în considerare că, cel mai probabil, doar 20% dintre gândurile, conversațiile și acțiunile dumneavoastră produc 80% din rezultate.

Platforma GR8PI le oferă organizațiilor posibilitatea de gestiona ciclul complet de viață al fiecărui angajat în companie, asigurându-se de rezultate optime, atât pentru angajat cât și pentru angajator. Productivitatea, nivelul de engagement, wellbeing și retenția angajaților sunt doar câteva dintre aspectele ce pot fi îmbunătățite considerabil. Pentru mai multe detalii, click aici.

Sursa: Entrepreneur.com

Cu toții am trecut prin asta – pierdem timpul pe rețelele sociale și amânăm cele mai dificile sarcini pe care le avem de îndeplinit. Acest lucru se numește procrastinare și poate apărea în forme multiple, de la pauze dese de cafea și până la a sta constant de vorbă cu colegii de birou.

Procrastinarea este deseori atribuită unui management ineficient al timpului, dar această problemă are rădăcini mult mai adânci. Totul pornește, de fapt, de la fricile, emoțiile și procesele noastre mentale. Odată ce ajungem să înțelegem ce cauzează cu adevărat procrastinarea putem găsi soluții reale pentru a trece peste acest obstacol banal. Joseph Ferrari, profesor de psihologie la Universitatea DePaul și unul dintre pionierii cercetărilor moderne pe tema procrastinării, susține că: “Nu are nicio legătură cu managementul timpului. Să-i spui unei persoane care se confruntă cu procrastinarea să se apuce pur și simplu de treabă e ca și cum i-ai spune cuiva care suferă de depresie să fie mai fericit.”

Așadar, pentru a depăși problema procrastinării, nu va fi suficient doar să vă doriți acest lucru, ci este esențial să o abordați dintr-o perspectivă rațională, urmând aceste 5 sfaturi:

1. Definiți-vă clar obiectivele – În momentul în care nu știm în ce direcție ne îndreptăm, incertitudinea ne poate afecta productivitatea și, astfel, ajungem să nu ne mai îndeplinim sarcinile. Înainte de a începe să lucrați, puneți pe hârtie care sunt obiectivele tangibile și ce motive aveți pentru a vă dori îndeplinirea sarcinilor respective. Atunci când vă doriți să aflați mai multe despre un anumit subiect, clarificați de ce și cum puteți face acest lucru. Un exemplu în acest sens ar fi să vă decideți să citiți 12 cărți despre startup-uri pentru a învăța mai multe despre cum se construiește o companie. Dacă obiectivele voastre și modul în care trebuie să acționați pentru a le îndeplini sunt clare, veți reuși să reduceți incertitudinea și să vă apropiați considerabil de îndeplinirea oricărei sarcini.

2. Stabiliți-vă obiective mai mici în cadrul unui proiect de amploare – Câteodată se întâmplă ca volumul de muncă din cadrul unui proiect să vă sperie. În loc să priviți totul ca pe un singur obiectiv, luați exemplul performerilor de top și stabiliți-vă sarcini mai mici și ușor de realizat, astfel încât misiunea voastră principală să devină tangibilă. Planificați îndeplinirea obiectivelor în pași mult mai mici și veți observa că, pe măsură ce le rezolvați, munca voastră va deveni din ce în ce mai ușoară.

Citește și 4 modalități de a preveni apariția plictiselii în companie

3. Depășiți-vă emoțiile – Performerii de top nu se lasă pradă emoțiilor și nu le permit să le influențeze etica muncii sau abilitățile lor de îndeplinire a sarcinilor. Aceștia depășesc emoțiile negative și reușesc să își îndeplinească obiectivele cu succes. Este nerealist să așteptați să aveți dispoziția necesară înainte de a vă apuca de muncă. Câteodată, trebuie pur și simplu să ne străduim să lucrăm, în ciuda acestor emoții negative. Dacă vi se întâmplă să simțiți că nu puteți lucra la capacitate maximă, rezervați-vă un moment pentru a analiza aceste sentimente – poate ceea ce vă deranjează este singurătatea sau chiar oboseala. Dacă veți acționa în acest fel, pe lângă beneficiile evidente aduse de îndeplinirea sarcinilor, chiar și atitudinea dumneavoastră se va îmbunătăți considerabil atunci când vă veți gândi că ați reușit să duceți munca la bun sfârșit, în ciuda dispoziției proaste.

4. Pregătiți-vă o strategie pe termen lung – Vi se întâmplă câteodată să simțiți că toate obiectivele dumneavoastră profesionale depind de îndeplinirea următoarei sarcini pe care o aveți de îndeplinit? Acest lucru duce la supraestimarea obiectivelor din viitorul apropiat și la distorsionarea viziunii de ansamblu. Citându-l pe Bill Gates, fondatorul Microsoft: “Majoritatea oamenilor supraestimează ce pot face într-un an și subestimează ce pot face în 10 ani.” Antreprenorii de top își stabilesc un obiectiv pe termen lung ce reduce nivelul de stres, astfel încât pe termen scurt aceștia pot rămâne concentrați în a-și executa sarcinile de zi cu zi. Dacă reușiți să îndepliniți cu succes mai multe obiective minore, veți construi, în timp, ceva major și mult mai stabil. Întregul dumneavoastră succes nu se bazează doar pe următoarea sarcină pe care o aveți de îndeplinit, deci evitați să vă concentrați exclusiv pe aceasta. În schimb, pentru a evita extenuarea și prioritizarea ineficientă a sarcinilor, este recomandat să rămâneți în permanență concentrați asupra misiunii pe termen lung.

5. Dezvoltați-vă noi obiceiuri – Creierele noastre se bazează pe rutine ce direcționează acțiunile și comportamentele noastre. Acești “algoritmi” fac parte din ADN-ul nostru. Nu putem să ne luptăm cu genetica, dar o putem studia și analiza, astfel încât să ne înțelegem propriile comportamente. Fără să ne dăm seama, ajungem să dezvoltăm obiceiuri ce înrădăcinează dorința noastră de a procrastina, cum ar fi să deschidem Facebook-ul de îndată ce ne așezăm la birou. Performerii de top au suficient autocontrol pentru a înlocui aceste obiceiuri dăunătoare cu unele productive. Puteți face și dumneavoastră acest lucru dacă analizați modul în care funcționează aceste obiceiuri și dacă depuneți un efort conștient pentru adoptarea unor rutine pe măsura succesului dorit.

Dacă procrastinarea ar fi rezultatul managementului defectuos al timpului, această problemă ar fi fost rezolvată deja. Din păcate, motivele pentru care procrastinăm sunt mult mai complexe. Pentru a vă crește șansele de reușită, citiți aceste sfaturi, înțelegeți-le și aplicați-le, iar, în același timp, rețineți vorbele Dr. Psih. Tim Pychyl de la Universitatea Carleton din Canada: “Procrastinarea este ca o rană pe care ne-o cauzăm de unii singuri – una ce ne fură treptat cea mai prețioasă resursă a noastră: timpul…”.

Great People Inside oferă soluții complete de evaluare și ușor de utilizat în toate procesele de resurse umane, de la atragerea și selecția candidaților până la dezvoltarea, integrarea și retenția angajaților. Ca un punct de pornire în analiza comportamentului uman, GR8 Big5 Behaviors se axează pe explorarea dimensiunilor personalității care favorizează performanța de top. De la conștiinciozitate la reziliență și tenacitate, toate trăsăturile de caracter disponibile în această evaluare sunt eficiente în predicția performanței.  Pentru mai multe detalii, click aici.

Sursa: Inc.com / PsychologicalScience.org